Encontro da Criatividade e Inovação 2024
6 Junho 2024
No dia 18 de abril de 2024 celebrámos a Criatividade e a Inovação no setor público num evento que reuniu 225 participantes ao longo de todo o dia.
O Encontro da Criatividade e Inovação aconteceu nas instalações do LNEC – Laboratório Nacional de Engenharia Civil e dividiu-se em dois momentos:
- De manhã com uma Conferência que contou com dez oradores distribuídos por três painéis, em formato de mesa-redonda;
Painel 1 | “Equipas de inovação como resposta aos desafios no setor público”
Oradores:
Guilherme Rosinha, Chefe do Núcleo de Conhecimento da Divisão de Inovação e Transformação do Estado-Maior da Armada
Maria José Dantas, Diretora de Serviços de Comunicação, Promoção e Apoio ao Cumprimento da Autoridade Tributária e Aduaneira
Tiago Ramos, Diretor do Departamento de Relação com o Munícipe e Participação da Câmara Municipal de Lisboa
Moderador :
Rui Martinho, Chefe de Núcleo de Estudos e Inovação do LabX - Centro para a Inovação no Setor Público da Agência para a Modernização Administrativa, I.P.
Síntese:
Este painel com a participação de dois membros da Rede de Laboratórios de Experimentação e Inovação no Setor Público (Rede), o Laboratório de Experimentação Municipal de Lisboa (LX LEM), membro sénior da Rede, e a Divisão de Inovação e Transformação do Estado Maior da Armada (DIVINOV), um dos membros mais recente da Rede, e um representante da Autoridade Tributaria e Aduaneira, entidade interessada em aderir a esta comunidade de partilha de práticas e conhecimento. Contando assim, com 3 diferentes perspetivas sobre o papel das equipas de inovação como veículo para transformação interna das entidades públicas e para a disseminação da cultura de inovação pela Administração Pública.
Foram discutidos vários aspetos desde o motivo para a criação destas equipas de inovação especializadas, sejam laboratório ou unidades de inovação, e o seu papel para apoiar as entidades e o setor público a responder aos desafios que a sociedade coloca.
Foi opinião dos participantes que no contexto atual, em que os desafios se caracterizam por serem complexos e multifacetados, são necessárias abordagens colaborativas e interdisciplinares, diferentes competências e novas ferramentas para a sua resolução. Os métodos de trabalho do passado deixaram de dar resposta eficiente aos desafios atuais e aos que chegam do futuro.
As equipas de inovação foram consideradas estruturas essenciais para que a Administração Pública continue a prestar serviços de qualidade, centrados nas pessoas, e de forma eficiente. É neste contexto volátil e complexo que a criação de laboratórios ou equipas de inovação se apresenta como uma estratégia eficaz para acelerar a transição para uma cultura de experimentação e de inovação e assim preparar as entidades públicas para os desafios emergentes e futuros que a sociedade coloca.
Painel 2 | “Como antecipar o futuro do setor público”
Oradores:
Leandro Luís, Administrador Hospitalar da Unidade Local de Saúde de São José
Pedro Campos, Chefe da Equipa Multidisciplinar de Inovação, Estratégia e Monitorização da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros
Sílvia Carraça, Unidade de Planeamento e Controlo de Gestão do Gabinete de Planeamento e Estratégia do Instituto da Segurança Social, I.P.
Moderador :
Jorge Lagarto, Chefe de Núcleo de Simplificação do LabX - Centro para a Inovação no Setor Público da Agência para a Modernização Administrativa, I.P.
Síntese:
O segundo painel do dia foi subordinado ao tema da Inovação Antecipatória, tendo como participantes representantes das entidades públicas que aceitaram o desafio do LabX para testar o Kit Inicial de Inovação Antecipatória. Este Kit, desenvolvido pelo LabX em parceria com o OPSI-OCDE, visa apoiar as entidades públicas a operacionalizar, de forma estruturada, uma intervenção prática para explorar, experimentar e antecipar cenários futuros de ação.
Neste âmbito, Leandro Luis, Administrador da Unidade Local de Saúde de São José, Pedro Campos, da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros e Sílvia Carraça, do Instituto da Segurança Social, falaram um pouco da sua experiência na aplicação de ferramentas como a Identificação e Análise de Tendências, o Despiste de Consequências ou a Compilação de Cenários, nas suas organizações.
Apesar de serem ainda ferramentas pouco utilizadas pelos gestores públicos, a narrativa dos participantes sobre a implementação dos processos e pelos resultados alcançados demonstra inequivocamente que a proposta de valor da aplicação destes métodos não se esgota nos resultados, mas na própria transformação do mind-set das equipas e na sua forma de abordar decisões estratégicas.
Como grande obstáculo a uma maior disseminação e valorização destas metodologias, no contexto do setor público, é apontada a falta de programas de capacitação e, consequentemente, de técnicos habilitados à aplicação destas metodologias, desde a facilitação dos processos à própria interpretação dos resultados e à forma como estes são transformados em objetivos acionáveis pelas entidades.
Com um potencial elevado para trazer um valor acrescido ao planeamento estratégico das entidades públicas, o LabX reafirmou o seu propósito de continuar a disponibilizar um espaço seguro para a experimentação e aplicação destas metodologias e a ajudar as entidades a transformar os resultados obtidos em impacto positivo no serviço que prestam ao cidadão, às empresas e no reforço da sua cultura organizacional.
Painel 3 | “Avaliar para melhorar – a importância de ouvir os cidadãos”
Oradores:
Carla Farto, Diretora do Departamento de Gestão da Dívida do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I.P.
Elsa Dias, Coordenadora para os Direitos Económicos e Fiscalidade da Provedoria de Justiça.
José Carlos Mota, Professor Auxiliar do Departamento de Ciências Sociais, Políticas e do Território da Universidade de Aveiro e investigador do GOVCOPP
José Eleutério, Gestor-Coordenador. Cooperação Bilateral e Regional do Programa Cidadãos Ativos da Fundação Calouste Gulbenkian
Moderador :
Elsa Belo, Diretora do LabX- Centro para a Inovação no Setor Público da Agência para a Modernização Administrativa, I.P.
Síntese:
O último painel do dia foi dedicada ao tema da avaliação de Serviços Públicos. Mais concretamente, discutiu-se a importância da participação cívica nos processos de avaliação de serviços públicos e da importância das entidades olharem com olhar crítico para os resultados destes processos enquanto oportunidades de melhorar o seu desempenho. O painel procurou cruzar perspetivas distintas em relação ao tema, contando com a participação do Instituto da Segurança Social, da Provedoria de Justiça, da Universidade de Aveiro e da Fundação Calouste Gulbenkian.
O cruzamento de perspetivas tão distintas trouxe uma grande variedade de ideias para cima da mesa mas que se alinham no sentido de que a sociedade civil precisa ser capacitada para melhor compreender deveres e direitos na mesma medida em que as entidades públicas necessitam de criar uma agenda de participação que permita a criação de espaços seguros de conversação e roca de feedback em relação, por um lado, a necessidades e expectativas e, por outro, em relação a possíveis soluções para endereçar problemas societais na relação da sociedade civil com o Estado e com as entidades públicas.
Neste âmbito, os principais pilares da Administração Aberta foram referenciados como fundamentais para fomentar uma boa relação entre a sociedade civil e o Estado para a abertura destes canais de feedback. A participação efetiva, a transparência, a colaboração, a inclusão e, principalmente, a responsabilização de todos os atores é tida como uma base fundamental para que estes canais sejam criados e potenciados na perspetiva de criar melhores serviços e políticas públicas.
- De tarde com quatro oficinas simultâneas que demonstraram como podemos ativar a criatividade e a inovação no dia a dia dos funcionários públicos e inspirar todos para explorar novas ideias, abordagens e soluções para os desafios atuais e futuros.
Oficina@LabX #26 | Ser um facilitador de sessões colaborativas
Propósito: Através desta oficina pretendeu-se transmitir os princípios fundamentais da facilitação e partilhar técnicas básicas para manter o foco, estimular a participação e promover a colaboração.
O intuito passou também por dar a conhecer aos participantes propostas de metodologias que melhor se aplicam aos seus desafios
Presentes: 20 participantes
Entidades envolvidas: CM Lisboa; CM Cascais; SG Ciência e Educação; INA; DGAEP; DGAS; Universidade Aveiro; ADC; Serviços Sociais AP; DGAL; INR; SGPCM; DGRSP; APA; DGO; DGTC; DGAE
Dinâmicas
1º momento: identificar competências e principais característica que deve possuir um facilitador de processos colaborativos.
2º momento: desenhar workshops colaborativos e identificar quais as ferramentas que melhor se adequam às sessões
3º momento: Princípios fundamentais da facilitação e os vários estados momentos e estados de espírito dos participantes nas sessões
4º Orientações para a construção de planos de sessão e organização dos espaços
Oficina@LabX #27| Explorar a usabilidade de um Produto Digital
Nesta oficina aplicámos a metodologia Teste de Usabilidade ao site do LabX.
Propósito: Através deste teste de usabilidade descobrimos as perceções dos utilizadores, identificámos pontos de melhoria, de forma a garantirmos uma experiência online mais fluída e intuitiva para todos os utilizadores.
Presentes: 20 participantes
Entidades envolvidas: CM Lisboa; CM Cascais; SG Ciência e Educação; INA; DGAEP; DGAS; Universidade Aveiro; ADC; Serviços Sociais AP; DGAL; INR; SGPCM; DGRSP; APA; DGO; DGTC; DGAE
Dinâmicas
1º momento: Explicar os conceitos cruciais para entender o que é a Experiência do utilizador e um Teste de Usabilidade
2º momento: em grupos conduzir um teste de usabilidade ao Site do LabX
3º momento: Analisar as dificuldades do utilizador e pontos para melhoria futura
Oficina@LabX #28| Criar oportunidades de simplificação dos serviços
Propósito: Esta oficina, fazendo uso de dinâmicas de grupo e exercícios colaborativos, promoveu uma reflexão sobre os desafios que o setor publico enfrenta, concretamente as entidades públicas, na entrega de serviços públicos e que instrumentos/metodologias podem ser utilizados pela própria AP para a identificar de forma sistemática oportunidades de melhoria para potenciar a sua eficiência e ir ao encontro das necessidades de cidadãos e empresas.
Presentes: 22 participantes
Entidades envolvidas: AT; CM Lisboa; CM Valongo; CM Coimbra; Tribunal de Contas; INR; DGAL; IP Leiria; ISS; DGAE; DGAEP; SSAP; DGERT; ACT; IFAP
Dinâmicas
Dinâmica 1 – Diagnóstico sobre as dificuldades/problemas dos serviços públicos e das entidades públicas que os realizam.
Com esta dinâmica pretendeu-se, numa primeira etapa, que cada participante identificasse, na sua ótica, quais as dificuldades/problemas sentidos pelo cidadão e empresas nos serviços públicos e que as discutissem entre si. Numa segunda etapa, os participantes listaram os desafios, internos e externos, que as entidades publicas enfrentam na prestação dos serviços públicos e os apresentassem para partilhar perspetivas.
Dinâmica 2 – A avaliação para agir e melhorar a administração pública
O grande objetivo desta dinâmica foi a de evidenciar e pôr a tónica na importância de avaliar os serviços públicos e as entidades públicas através da utilização de instrumentos de auscultação interna, às suas equipas, e externas, aos destinatários dos serviços públicos, para através dessa informação garantir um diagnostico e assim poder identificar áreas de simplificação e melhoria tanto nos serviços públicos como nos processos internos das entidades públicas.
Oficina@LabX #29| Criar o futuro do serviço público
Propósito: Despertar a criatividade dos trabalhadores públicos para a resolução de desafios de casos de estudo reais associados à prestação de serviços públicos.
Com esta oficina pretendeu-se que os participantes olhassem para o atendimento público, refletindo sobre as necessidades e dificuldades de diferentes utilizadores.
Nesta sessão foi utilizada a abordagem metodológica do LabX de forma a despertar o lado criativo e inovador que existe nos trabalhadores públicos.
Presentes: 22 participantes
Entidades envolvidas: CP, DGERT, DGAV, ISS, ULSSJ, DGAEP, SGPCM, CMLisboa, SETAAB, AT, TC, CM Coimbra, EsPAP, ISCAL
Dinâmicas
Dinâmica 1: Foi lançado o desafio aos grupos para olharem para os casos problemáticos que encontraram na jornada de duas personagens no acesso a serviços públicos e como poderiam promover a utilização dos serviços públicos no canal digital.
Dinâmica 2: Ao olharem para os problemas como uma oportunidade para inovar, todos contribuíram com ideias para solucionar um ou mais pontos críticos da jornada das personagens e em grupo selecionaram uma ideia convergente que seria a aspiração ideal, ambiciosa para um futuro dos serviços públicos.
Dinâmica 3: Os grupos puxaram pela criatividade e materializaram a ideia selecionada. Depois apresentaram o protótipo aos restantes grupos através de uma narrativa de como seria a experiência dessas personagens sem os pontos críticos encontrados na primeira dinâmica.
