Direct Speech: Lx LEM
30 April 2021
Lisbon City Council’s Experimentation Laboratory
In March 2020, a week before the first lockdown was decreed due to the COVID-19 pandemic, Lx LEM, the Lisbon City Council’s Experimentation Laboratory, was born. A year later, they tell us, in three voices, what their experience has been like.
See the full interview in its Portuguese version.
LabX: Qual o balanço que fazem deste primeiro ano de atividades?
Dina Bravo (DB): O balanço que fazemos é um balanço muito positivo. Nós já nos conhecíamos enquanto colegas do Departamento de Relação com o Munícipe e Participação (DRMP), mas nunca tínhamos trabalhado juntas. E porque é que é um balanço muito positivo? Porque este foi um ano de muita aprendizagem individual, muita aprendizagem de grupo. Contactámos com muitas metodologias que não conhecíamos, tivemos muitas dúvidas, muitas incertezas e errámos muito, muitas vezes. Depois tínhamos que voltar atrás, voltar a tentar e, às vezes, errávamos novamente até encontrarmos o caminho para conseguirmos chegar aos resultados que pretendíamos. Foi um ano de muitas incertezas, mas nós, enquanto equipa, crescemos muito ao longo deste ano e criámos ligação muito forte, e muita afinidade entre nós.
Cristina Mendes (CM): Foi mesmo um ano de grandes aprendizagens. Aliás, que eu me lembre, pessoalmente foi o ano em que mais aprendi. E eu acho que foi pela conjugação das coisas, não só pelo desafio de criar esta equipa, mas também pelo contexto em que vivemos [ndr: pandemia e teletrabalho].
Maria João (MJ): Foi intenso, foi tudo muito intenso.
LabX: Com tantas aprendizagens, o que mais vos surpreendeu ao longo deste ano?
DB: A utilidade prática destas metodologias e ver como conseguimos conquistar as pessoas utilizando metodologias de trabalho inovadoras. A nós interessava-nos muito trazer os colegas até nós, e de os fazer identificarem-se com o nosso trabalho. E, de facto, estas metodologias são extraordinárias desse ponto de vista. Porque tivemos muita adesão por parte dos colegas. A conquista desta adesão através da utilização das metodologias participativas, para mim, foi uma surpresa muito positiva, muito agradável, mas que reforçou muito o nosso trabalho.
CM: É isso mesmo, foi uma surpresa e uma conquista conseguir trazer as pessoas até nós. Agora, cada vez que fazemos um evento, ou que as chamamos, para investigar, para ter ideias ou para experimentar qualquer coisa, elas aderem muito facilmente. E eu acho que isso também é porque as pessoas gostam de encontrar pessoas. E nós fazemos com que isso aconteça, mesmo à distância. Foi isso que nos surpreendeu, a forma como as pessoas aderiram às nossas metodologias e a nós próprias, e ao nosso trabalho.
MJ: Dentro da equipa, uma coisa que foi uma surpresa para todas, e porque nos tirou um bocadinho o chão nos primeiros tempos, foi estarmos a lidar com metodologias e com formas de trabalhar com que nós não estávamos à vontade. E nós já não estamos propriamente no início de carreira. Eram momentos em que ficávamos um pouco inseguras. Mas, ao mesmo tempo, percebemos que ainda somos capazes de responder aos desafios e de aprender coisas novas, e isso é muito importante.
CM: Nós não estávamos habituadas a não ter respostas para as perguntas, não é?
LabX: Estava planeado que o vosso primeiro projeto iria debruçar-se sobre o atendimento presencial e, a certa altura, tiveram de olhar para o que estava a acontecer à vossa volta e reformular o projeto. Quais é que foram os principais desafios que encontraram durante este primeiro ano?
CM: Bem, nós nascemos praticamente com o Covid, tivemos uma semana a trabalhar juntas, a “digerir” a capacitação que tínhamos tido com o LabX, e, de repente, vamos para casa. E nós não fizemos bem como as outras pessoas, que pegaram no trabalho que tinham e depois o adaptaram à vida do teletrabalho. Nós tivemos que trazer as expectativas que tínhamos sobre o trabalho que íamos fazer e adaptá-lo às metodologias do teletrabalho. Então, foi um duplo desafio e, ao mesmo tempo, uma dupla oportunidade. Por um lado, sabíamos ainda muito pouco sobre estas ferramentas e metodologias participativas, e sobre como é que estas coisas acontecem e se desenvolvem. Por outro lado, nós tínhamos expectativas que tinham a ver com o nosso mapa mental do trabalho presencial, de como é que estas coisas se podiam relacionar e acontecer. Na prática, viemos para casa, com o Jorge e a Filipa [equipa LabX] a segurarem-nos e a ajudarem-nos, e nós a tentar organizar as nossas mentes, as nossas metodologias de trabalho, e a ter de pensar num novo projeto porque, naquele momento, já não nos fazia sentido trabalhar o acolhimento do Munícipe no atendimento presencial. Tivemos de olhar à nossa volta e ver as oportunidades. Foi nesse momento que a Dina enviou uma carta aberta à equipa a expor os seus sentimentos, as suas dificuldades e aí percebemos de imediato que, naquele momento, o que era importante era ligar as pessoas, combater o isolamento e dar-lhes condições para estar em teletrabalho. E foi esse o caminho… viver o dia-a-dia, trabalhar em conjunto e confiar umas nas outras e pondo-nos à prova porque cada iniciativa é diferente e tem as suas características específicas. Ainda conseguimos fazer algumas sessões presenciais porque, de vez em quando, ainda sentimos essa necessidade, mas conseguimos fazer praticamente tudo online, conseguimos estabelecer metodologias de trabalho muito interessantes. Às vezes muito próximas, outras vezes cada uma a fazer o seu trabalho para depois nos juntarmos e validarmos e acho que encontrámos o nosso lugar, e os nossos colegas reconhecem isso e já nos vêm como uma equipa dinamizadora, que procura soluções diferentes e eu isso foi uma conquista que fizemos durante este ano.
MJ: Sim, eles estão muito receptivos aos desafios que nós lhes lançamos. Isso é muito interessante de ver.
DB: E elevámos a fasquia porque eles agora estão sempre à espera de coisas novas, que tenham significado e que sejam diferentes mas que ao mesmo tempo sejam leves e divertidas.
MJ: Foi esse o desafio a que nos propusemos, o de trazer as pessoas, de lhes dar voz e de lhes dar oportunidade para construírem em conjunto soluções para situações do seu dia-a-dia. Soluções pensadas, partilhadas e discutidas entre todos. E as pessoas sentiram-se envolvidas e tiveram muito prazer nisso. Não fomos nós que pensámos nas soluções para depois as transmitir num email. E isso foi uma oportunidade que nós criamos e eu acho que se vai perpetuar porque quando nós queremos fazer coisas com eles, eles já sabem que aquilo que vão fazer connosco é trabalho, mas é descontraído e é para eles, para os ajudar no seu dia-a-dia.
LabX: Voltando um pouco atrás e ao vosso primeiro projeto. Começaram por tentar resolver problemas que estavam a sentir na pele, certo? Que problemas eram esses?
MJ: Então, tudo começou na tal carta aberta da Dina à equipa. E o que é que a Dina nos trouxe? A Dina trouxe aquilo que estava a sentir e nós imediatamente nos identificámos com esses sentimentos. E assim como nós, também o estariam a sentir todas as pessoas que estavam naquele momento a entrar em teletrabalho, numa situação de pandemia. Se calhar um pouco assustados e a precisar de encontrar uma forma de contacto, de estarmos com os outros. Portanto, deixou de fazer sentido aquele projeto sobre o atendimento e achámos que seria muito mais importante fazermos alguma coisa com o momento que estávamos a viver. E nós estávamos em teletrabalho, sem que ninguém o tivesse planeado, sem definir quais eram as regras e sem saber como é que se devia organizar teletrabalho. Na prática, fomos todos “desenrascar-nos” para casa. E foi assim que se fez um bocadinho de luz sobre tudo isto. Pensámos, ”então, e se nós aproveitássemos para ter um projeto que responda às dificuldades e aos problemas que estamos a enfrentar e que, ao mesmo tempo, que nos faça estar com os colegas e mantê-los em contacto?” Fundamentalmente, quisemos “ligar” as pessoas.
LabX: Então, estiveram a trabalhar à volta de regras de teletrabalho, sobre como é que se trabalha à distância, como é que se ligam as pessoas, como é que se combate o isolamento de estar cada um fechado em sua casa em frente a um ecrã e ter que trabalhar colaborativamente. E como é que o fizeram? Que resultados é que alcançaram?
DB: Bem, do nosso ponto de vista, conseguimos alguns resultados bastante interessantes. E que foram conseguidos com base nas metodologias do laboratório, de investigação, de pesquisa, e também através de muitas sessões de cocriação. Quando foi permitido, e cumprindo todas as regras de segurança e distanciamento, conseguimos realizar algumas sessões de cocriação presenciais e fizemo-lo porque, a determinada altura, achámos que era importante, de facto, ter uma participação mais ativa dos colegas e que esses momentos presenciais iriam também ajudar a ligar ainda mais as pessoas fora dos contextos normais de trabalho. Assim, ainda conseguimos fazer nove sessões de cocriação com colegas e uma com dirigentes.
O resultado prático dessas sessões de cocriação foi uma lista de regras e valores para o teletrabalho que foi construída de uma forma participada com todos. De cada sessão saía um conjunto de regras e valores e, no final, juntámos todos os resultados e partilhámos com todos os colegas que tinham participado para sua apreciação e validação. Esse foi o primeiro entregável que saiu dessas sessões.
MJ: Entretanto, começámos logo a pensar numa forma dinâmica de apresentar essas regras e valores. Queríamos fazer alguma coisa que fosse diferente e que nos permitisse apresentar estas regras e valores de uma forma mais lúdica. Foi assim que surgiu a ideia de criar um Jogo da Glória do Teletrabalho. E como nem todos os colegas estavam disponíveis para as sessões de cocriação presenciais, aproveitámos para experimentar com eles o jogo em formato digital. Fizemos um protótipo utilizando powerpoints e um dado virtual e foi um desafio muito giro. As pessoas iam lançando o dado, e em cada casa era apresentada uma regra ou um valor. E isso despoletava conversas, brincadeiras, discussões sobre aquela regra ou valor. Foi muito interessante porque foi um complemento que permitiu, através de um jogo, discutir, validar e disseminar essas regras e valores e, acima de tudo, colocar as pessoas em contacto. E já temos planeadas mais sessões, porque estas as regras e valores vão-se mantendo, até porque o teletrabalho vai-se mantendo
CM: Ainda sobre resultados, queria só referir que ainda desenvolvemos mais dois instrumentos importantes que foram as checklists para os dirigentes verificarem se as pessoas tinham condições para estar teletrabalho e um guião de entrevista a ser aplicado a cada trabalhador para verificar essas condições. Estes instrumentos foram muito interessantes de fazer pois foi algo que sentimos falta desde o início, e que era a necessidade de se perceber se estavam reunidas as condições para o teletrabalho. Outro momento muito interessante foi a experimentação desses instrumentos. Fizemos uns protótipos e testámos em sessões de role-play para ver se funcionavam e se cumpriam com os seus objetivos. Estes instrumentos foram consolidados e estão, neste momento, a ser utilizados pela equipa responsável pela implementação do teletrabalho no DRMP
LabX: Muito bem. E no que é que estão a trabalhar neste momento. Qual é o vosso próximo projeto?
CM: Nós agora estamos a trabalhar num projeto para o agendamento do atendimento. Está um pouco atrasado porque alguns dos pressupostos iniciais sobre a tecnologia a utilizar foram alterados. De qualquer forma, de acordo com o nosso cronograma, teremos ainda cerca de dois meses até fechar o projeto. Mas já temos outras ideias e outros planos para o futuro.
Por um lado, pretendemos consolidar as metodologias que já utilizamos, bem como a nossa posição no ecossistema municipal. Por outro lado, queremos continuar a aprender coisas novas e conhecer outras ferramentas associadas ao design thinking. Estivemos a fazer formação em storytelling e visual thinking, que foram muito interessantes. Neste sentido a CM Lisboa tem um excelente plano de formação nesta área, tudo online e adaptado a esta realidade do trabalho à distância. Por último, e não menos importante, queremos continuar a disseminar os nossos conhecimentos e as nossas práticas com os nossos colegas dos serviços municipais. E queremos criar, com a ajuda do Departamento de Formação, uma comunidade interna com todos os colegas que andam agora a frequentar as ações de visual thinking e de design thinking e que podem ter um papel importante na disseminação desta cultura e destas formas de trabalhar nos serviços municipais.
LabX: Já sentem algumas diferenças na cultura na própria Câmara? Mais aberta a estas metodologias? Mais participativa?
CM: Sim. Achamos que esta mudança de mentalidade e de atitude por parte de muitas áreas da Câmara é um movimento interno que está a acontecer, e nota-se por exemplo na procura de aprendizagens sobre esta área [design thinking]. E é neste sentido que o trabalho do Departamento de Formação também tem sido importante e tem aberto muito a consciência das pessoas.
LabX: Já falámos de obstáculos e desafios, de oportunidades que se abriram, falámos dos projetos que estão na calha e da vossa visão de futuro. Alguma coisa mais que queiram acrescentar?
CM: Quando nós pensámos no nosso projeto de futuro nós partimos de uma coisa muito gira, que foi aquilo em que nós acreditamos e o que nós gostamos de fazer. Partimos daquilo que consideramos ser o nosso ADN. E nós acreditamos que podemos mesmo fazer diferente. Acreditamos na partilha, em ouvir as pessoas e acreditamos que as coisas podem ser feitas com humor. E foi com base nestes princípios que começámos a projetar o nosso futuro. Agora isto é uma caminhada. Às vezes mais rápida, às vezes mais lenta, às vezes erramos e depois temos de voltar ao trilho outra vez.
DB: De facto, uma das nossas mais-valias é que a equipa se complementa muito bem. Temos valências comuns, mas depois cada uma de nós tem as suas próprias características que encaixam muito bem naquilo que nós precisamos para trabalhar em equipa e para conseguir chegar às pessoas
MJ: Só para acrescentar em relação a andarmos no trilho. Às vezes também é importante termos a visão ao contrário, ou seja, também é importante conseguirmos sair do trilho. E, às vezes, o difícil é conseguir sair, porque nós estamos numa máquina pesada. São muitos anos a fazer as coisas de uma determinada maneira, a forma como as coisas sempre se fizeram e ainda se fazem. Às vezes, puxa-nos para aquele caminho. Mas eu acho que nós as três estamos muito focadas e temos noção que, às vezes, temos que “calçar as botas de mato” e sair do trilho outra vez. E eu sinto que, cada vez mais, há muitas pessoas na Câmara que também estão com vontade de sair do trilho, de fazer as coisas de outra maneira e que se podem juntar a nós para, todos juntos, crescermos nesta nova forma de fazer as coisas.
CM: Eu só queria acrescentar uma coisa que não se tem falado mas que achamos que é muito importante. Nós temos espaço para fazer isto. Ou seja, temos autonomia e a possibilidade que a organização e a liderança nos dão para fazer isto, para errar, para “andar fora do trilho” e para fazer as coisas de maneira diferente. E isso faz toda a diferença. Porque sem espaço, e sem ter quem acreditasse em nós, não ía ser possível, não teríamos tido este percurso. E acho que isso é um reconhecimento que é importante fazer, quer à Sandra que teve a visão e que criou o laboratório, quer à Ilda que o está a impulsionar e que acredita em nós. Isso é fundamental.
LabX: Muito bem. Algum pensamento final?
CM: Bem… acho que já deu para perceber, mas nós gostamos mesmo de fazer isto e queremos continuar a trabalhar desta forma, envolvendo as pessoas e criando soluções em conjunto!
MJ: Sim! Venham mais desafios!
DB: É isso. Nós temos as nossas portas abertas e, enquanto equipa, continuamos por cá para aprender, para consolidar e para disseminar.
